Dans un litige de transport, la question qui tranche tout est presque toujours la même : qu'est-ce qui a été remis au transporteur, et dans quel état l'a-t-il rendu ?
La lettre de voiture est le seul document qui y réponde. Elle est obligatoire, elle est gratuite, elle prend cinq minutes à établir — et dans la pratique quotidienne du transport ouest-africain, elle est très souvent absente. Les chargeurs qui s'en passent le découvrent le jour où ils en ont besoin, c'est-à-dire trop tard.
Ce qu'elle est réellement
La lettre de voiture n'est pas un reçu. C'est le contrat de transport lui-même, matérialisé. Elle établit trois choses que rien d'autre n'établit :
Que le transporteur a bien pris en charge la marchandise, à telle date, en tel lieu, en telle quantité. Sans elle, un transporteur peut soutenir qu'il n'a jamais reçu ce que vous prétendez lui avoir remis, et c'est à vous de prouver le contraire.
L'état apparent de la marchandise au départ. C'est le point de comparaison. S'il n'existe pas, aucune avarie constatée à l'arrivée ne peut être imputée au transport.
Les conditions convenues : délai, lieu de livraison, destinataire, qui prend en charge la manutention, qui paie le fret. Ce sont exactement les points sur lesquels les versions divergent après coup.
Ce qu'elle doit contenir
Une lettre de voiture correctement remplie porte le nom et l'adresse de l'expéditeur, du transporteur et du destinataire, le lieu et la date de la prise en charge, le lieu prévu de la livraison, la désignation de la marchandise, son conditionnement, le nombre de colis, le poids brut, l'immatriculation du véhicule et le nom du chauffeur.
Deux mentions sont oubliées neuf fois sur dix, et ce sont les plus utiles.
La valeur déclarée. Sans elle, l'indemnisation en cas de perte est plafonnée à un forfait au kilo, sans rapport avec ce que vaut votre marchandise. Trente tonnes de matériel électronique indemnisées au poids, comme du sable : c'est le sort réservé à ceux qui n'ont rien déclaré.
Les instructions particulières. Marchandise à transporter bâchée, ne pas gerber, chaîne du froid à maintenir, ordre de déchargement. Une instruction écrite sur la lettre de voiture engage le transporteur. La même instruction donnée oralement au chauffeur n'engage personne.
Le moment qui décide de tout : les réserves à la livraison
C'est là que se perdent la plupart des dossiers.
Le destinataire signe la lettre de voiture à la réception. S'il signe sans rien écrire, la marchandise est réputée livrée conforme. Le camion repart, et il devient extrêmement difficile de soutenir ensuite que trois palettes étaient écrasées ou que six sacs manquaient.
Une réserve utile est précise et chiffrée. « Marchandise abîmée » ne vaut rien. « Douze sacs déchirés sur quatre cents, deux palettes affaissées côté gauche, bâche déchirée sur un mètre » vaut un dossier.
Elle doit être portée sur l'exemplaire du transporteur, pas seulement sur le vôtre, et contresignée par le chauffeur. Un chauffeur qui refuse de contresigner : notez ce refus sur le document, photographiez l'ensemble, et prévenez immédiatement par écrit.
Et il y a un délai. Une avarie non apparente au déchargement — un moteur faussé dans sa caisse, une marchandise humidifiée au cœur d'une palette — doit être signalée par écrit dans les jours qui suivent la livraison. Passé ce délai, la présomption de livraison conforme joue contre vous.
Ce que vous risquez sans lettre de voiture
Vous n'avez pas de preuve de la remise. Vous n'avez pas d'état de départ. Vous n'avez pas de valeur déclarée, donc une indemnisation forfaitaire dérisoire. Vous n'avez pas de délai opposable, donc aucun retard n'est contractuellement constaté. Et votre assureur, à qui vous demanderez d'indemniser un sinistre, vous réclamera précisément ce document que vous n'avez pas.
En clair : sans lettre de voiture, vous avez confié votre marchandise à quelqu'un sur parole. Cela fonctionne, jusqu'au jour où cela ne fonctionne plus.
Comment nous procédons
Chaque transport que nous organisons donne lieu à un ordre de transport remis au transporteur, qui reprend les lieux, les contacts sur place, la nature et le poids de la marchandise, les moyens exigés et les instructions particulières. C'est ce document qui cadre l'exécution, et il précise que toute immobilisation, avarie ou impossibilité de charger nous est signalée avant toute décision prise sur place.
Le chargeur, lui, n'a pas à négocier ces clauses avec un transporteur qu'il ne connaît pas. Elles sont posées une fois, pour tous les transports, par la maison qui donne l'ordre.
À lire ensuite : que faire quand un camion tombe en panne, et l'assurance des marchandises transportées.